ERP e IFRS para PMEs: dados que podem faltar no fechamento contábil

Seu ERP fecha as contas, mas consegue explicar de onde veio cada número do balanço?

Contratos, receitas, entregas e recebimentos podem estar espalhados entre sistemas, planilhas e departamentos; quando o dado nasce incompleto, o erro pode chegar até a DRE mesmo com a automação funcionando

Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade

O sistema emite notas, controla contas a receber, importa extratos bancários e envia informações à contabilidade. O fechamento acontece todos os meses e, à primeira vista, parece automatizado.

Até surgir uma pergunta simples:

de onde veio exatamente este valor registrado como receita?

Se a resposta depender de abrir um contrato em PDF, consultar uma planilha, perguntar ao comercial quando o serviço foi entregue e conferir um e-mail enviado pelo cliente, o problema não está necessariamente na contabilidade.

Pode estar na forma como a empresa produz, guarda e conecta seus dados.

Essa discussão começou quando mostramos como a IFRS para PMEs muda em 2027 e coloca contratos, receitas e sistemas no radar das empresas. Agora, o problema avança para dentro dos sistemas: a contabilidade pode conhecer o critério correto e, ainda assim, não possuir os dados necessários para aplicá-lo.

A terceira edição da IFRS para PMEs reforça essa questão ao revisar áreas que dependem diretamente da qualidade da informação disponível, como receitas, instrumentos financeiros, valor justo, combinações de negócios e consolidação.

No Brasil, a vigência internacional da nova edição não representa, por si só, aplicação automática para todas as empresas. A norma efetivamente aplicável precisa observar o enquadramento e as Normas Brasileiras de Contabilidade correspondentes.

Mas existe uma questão que independe da data de adoção: um critério contábil correto não produz uma demonstração confiável quando os dados de origem estão incompletos.

O maior risco pode estar antes do lançamento

Um dos primeiros reflexos aparece no reconhecimento de receitas. Como explicamos ao abordar o reconhecimento de receita na IFRS para PMEs, faturamento, recebimento e receita contábil podem ocorrer em momentos diferentes.

Agora surge o problema seguinte.

Para analisar corretamente um contrato, a contabilidade pode precisar saber:

• qual contrato originou a operação;
• o que foi prometido ao cliente;
• quando cada entrega ocorreu;
• quanto do preço corresponde a cada componente;
• se houve desconto, bônus ou penalidade;
• se o contrato foi alterado;
• quanto já foi faturado;
• quanto já foi recebido;
• o que ainda precisa ser entregue.

Se o ERP registra apenas:

cliente + nota fiscal + valor + vencimento

a empresa pode possuir excelente controle de cobrança e, ao mesmo tempo, informação insuficiente para determinados julgamentos contábeis.

Um ERP financeiro pode não conter toda a informação econômica da operação

Imagine uma empresa de tecnologia que venda um contrato de R$ 240 mil envolvendo:

• implantação;
• treinamento;
• licença;
• suporte por 12 meses.

O ERP registra:

Cliente: Empresa ABC
Valor faturado: R$ 240.000
Prazo: 30 dias

Para cobrança, essa informação pode ser suficiente.

Para a contabilidade, talvez não.

Pode ser necessário saber quanto do contrato corresponde a cada componente e quando cada serviço foi efetivamente entregue.

Se o sistema não guarda essas informações, alguém terá de obtê-las em outro lugar.

É nesse momento que aparecem controles paralelos, planilhas, e-mails e ajustes manuais.

O fechamento pode depender de cinco sistemas diferentes

Em uma empresa comum, uma única venda pode percorrer vários ambientes:

CRM: registra proposta e negociação.

Jurídico: guarda contrato e aditivos.

ERP: registra faturamento.

Sistema operacional: acompanha execução.

Financeiro: controla cobrança e recebimento.

A contabilidade precisa transformar essas informações dispersas em uma visão econômica única.

O risco aumenta quando os sistemas não conversam.

Uma alteração no contrato pode ser atualizada no jurídico, mas não no ERP.

Uma entrega pode ser concluída na operação, mas não comunicada ao financeiro.

Um desconto pode ser concedido comercialmente, mas aparecer na contabilidade apenas semanas depois.

O problema não nasce no débito e no crédito. Nasce na quebra da cadeia de informação.

Planilhas paralelas não são o problema; depender exclusivamente delas pode ser

Planilhas podem ser úteis.

São excelentes para:

• análises específicas;
• conciliações;
• testes;
• controles temporários;
• apoio a projetos.

O risco aparece quando uma informação essencial para o balanço existe apenas em uma planilha manual.

Imagine este controle:

Se esse arquivo não possui:

• responsável definido;
• histórico de alterações;
• conciliação com ERP;
• revisão independente;
• controle de acesso;
• documentação das premissas;

ele passa a ser um ponto vulnerável do fechamento.

A informação pode estar correta hoje e não ser reproduzível amanhã.

Aditivos contratuais são um dos pontos mais fáceis de perder

Contratos mudam.

Durante sua execução, o cliente pode solicitar:

• aumento de escopo;
• redução de serviços;
• alteração de preço;
• extensão de prazo;
• novas funcionalidades;
• cancelamento parcial;
• desconto adicional.

O jurídico formaliza o aditivo.

O comercial ajusta a negociação.

O financeiro modifica a cobrança.

Mas se a contabilidade continua trabalhando com a condição anterior, a demonstração pode deixar de refletir a operação real.

Por isso, uma pergunta simples deveria fazer parte do fechamento mensal:

Todos os aditivos com efeito econômico chegaram à contabilidade?

A nova Seção 23 mostra por que o dado precisa nascer bem estruturado

A revisão da Seção 23 da IFRS para PMEs organiza a análise da receita a partir de elementos como contrato, promessas ao cliente, preço da transação, alocação do preço e cumprimento das obrigações.

Nenhum desses elementos nasce dentro do lançamento contábil.

Eles surgem em outras áreas da empresa.

O comercial define condições.

O jurídico formaliza.

A operação entrega.

O financeiro cobra.

A contabilidade precisa interpretar economicamente essa sequência.

Isso torna a qualidade dos dados tão importante quanto o conhecimento da norma.

Um dado errado pode produzir um lançamento tecnicamente correto e economicamente errado

Considere um contrato anual de R$ 1,2 milhão.

O sistema operacional informa que o serviço foi 100% concluído.

Na realidade, apenas 80% da obrigação havia sido cumprida.

Em um exemplo simplificado:

Valor contratual: R$ 1.200.000

Execução efetiva: 80%

Valor correspondente: R$ 960.000

Se a contabilidade utilizar automaticamente um dado operacional incorreto de 100%, trabalhará com:

R$ 1.200.000

A diferença é de:

R$ 240.000

O contador pode ter aplicado corretamente a lógica contábil.

O resultado ainda assim estará errado porque a informação de origem não representava a operação real.

Automatizar não elimina a necessidade de conciliar

Existe uma falsa sensação de segurança quando o processo é automático.

A integração funciona.

O arquivo entra.

O lançamento é gerado.

Nenhum erro aparece na tela.

Mas sistemas automatizam tanto informações corretas quanto incorretas.

Uma integração pode transportar automaticamente:

• cadastro duplicado;
• data errada;
• centro de custo incorreto;
• valor desatualizado;
• serviço mal classificado.

Quanto mais automatizado o fluxo, maior pode ser a velocidade com que um erro se espalha.

Por isso, a pergunta não deveria ser apenas:

“O sistema integrou?”

Mas também:

“O que foi integrado corresponde ao fato econômico real?”

Cadastro ruim pode contaminar toda a cadeia contábil

Considere um serviço criado de forma incorreta no cadastro mestre.

A partir dele são gerados:

• proposta;
• pedido;
• nota;
• relatório comercial;
• centro de resultado;
• lançamento contábil.

Um erro inicial pode chegar até a DRE sem que ninguém perceba.

É por isso que governança de dados também é tema contábil.

Cadastros relevantes deveriam possuir controles relacionados a:

• criação;
• aprovação;
• alteração;
• duplicidade;
• histórico;
• padronização;
• revisão periódica.

A empresa precisa definir qual sistema é a fonte oficial de cada informação

Quando diferentes sistemas apresentam valores distintos, surge uma pergunta inevitável:

qual informação prevalece?

Imagine:

Contrato assinado: R$ 500 mil
ERP: R$ 480 mil
CRM: R$ 500 mil
Planilha comercial: R$ 520 mil

Nenhum fechamento deveria simplesmente escolher um número.

É preciso compreender a razão da diferença.

Uma governança mínima pode definir, por exemplo:

• contrato como fonte do escopo;
• ERP como fonte do faturamento;
• banco como fonte do recebimento;
• sistema operacional como fonte da execução.

A contabilidade passa então a conciliar essas fontes.

Rastreabilidade é o que transforma relatório em evidência

Um relatório pode mostrar receita de R$ 300 mil.

Mas uma informação realmente confiável deveria permitir responder:

1. qual cliente originou o valor;
2. qual contrato;
3. qual entrega;
4. qual documento;
5. qual recebimento;
6. qual lançamento.

Esse caminho inverso é a rastreabilidade.

Ela se torna especialmente importante em:

• auditorias;
• fiscalizações;
• due diligence;
• troca de ERP;
• entrada de investidores;
• venda da empresa;
• investigações internas;
• revisão de erros.

Quanto mais ajustes manuais existirem, maior é a necessidade de documentação.

Sinais de que a estrutura de dados precisa ser revista

Nenhum desses sinais, isoladamente, prova a existência de erro.

Mas todos justificam uma revisão do processo.

Integrar pode ser mais importante do que trocar o ERP

Quando a empresa identifica fragilidades, a primeira reação costuma ser procurar um sistema novo.

Nem sempre é necessário.

Muitas vezes o problema pode estar na falta de integração entre:

• CRM;
• contratos;
• projetos;
• ERP;
• financeiro;
• contabilidade.

Uma boa integração reduz redigitação e permite que a informação circule entre áreas.

Mas integração sem governança apenas automatiza inconsistências.

Primeiro a empresa precisa definir:

• quais dados são necessários;
• quem é responsável;
• qual é a fonte oficial;
• quais controles serão realizados.

Depois vem a automação.

O fechamento contábil deveria começar antes do último dia do mês

Quando contratos, aditivos e informações operacionais chegam somente depois do encerramento, a contabilidade funciona como uma equipe de reconstrução.

Passa dias tentando descobrir o que aconteceu.

Um fechamento mais estruturado pode capturar durante o próprio mês:

• contratos novos;
• entregas realizadas;
• alterações;
• cancelamentos;
• descontos;
• recebimentos antecipados;
• mudanças no cronograma.

Isso reduz ajustes de última hora e melhora a previsibilidade do fechamento.

Instrumentos financeiros também dependem de dados confiáveis

A terceira edição da IFRS para PMEs também revisa a estrutura relacionada aos instrumentos financeiros.

Para a maioria dos empresários, esse nome parece distante.

Mas envolve operações corriqueiras, como:

• contas a receber;
• empréstimos;
• financiamentos;
• aplicações;
• renegociações.

Uma base de contas a receber, por exemplo, precisa refletir corretamente:

• cliente;
• valor;
• vencimento;
• atraso;
• renegociação;
• recebimento;
• baixa.

Um cadastro desatualizado pode distorcer tanto a gestão financeira quanto a análise contábil.

“Está no sistema” não é prova de que está certo

Essa é uma das principais armadilhas da digitalização.

Um relatório gerado automaticamente costuma transmitir mais confiança do que uma planilha.

Mas o sistema não valida sozinho a substância da operação.

Ele processa o que foi cadastrado.

Na avaliação de Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, a preparação para mudanças contábeis precisa começar pela qualidade da informação. Antes de discutir novos lançamentos, é necessário saber se contratos, sistemas e processos conseguem produzir dados confiáveis, conciliáveis e rastreáveis. Quando a informação nasce incompleta, a automação apenas leva essa deficiência com mais velocidade até o fechamento.

O contador precisa participar da configuração dos sistemas

ERPs frequentemente são implantados com foco em:

• vendas;
• estoque;
• financeiro;
• produção.

A contabilidade entra no final.

Essa ordem pode gerar retrabalho.

Quem conhece o fechamento consegue antecipar necessidades relacionadas a:

• plano de contas;
• centros de custos;
• contratos;
• receitas;
• estoques;
• imobilizado;
• apropriações;
• conciliações.

Incluir a contabilidade na implantação ou revisão de um ERP reduz a necessidade de ajustes manuais posteriormente.

Antes de trocar o software, mapeie o processo

Um ERP novo não corrige automaticamente um processo ruim.

Se as áreas não compartilham informações, o sistema novo pode apenas digitalizar a mesma falha.

Antes da troca, vale mapear:

• onde a informação nasce;
• quem registra;
• quem aprova;
• quais sistemas recebem o dado;
• onde existem controles paralelos;
• quais conciliações são realizadas.

A partir disso, fica mais fácil separar problema tecnológico de problema operacional.

A terceira edição internacional ainda precisa ser separada da aplicação brasileira

A terceira edição da IFRS para PMEs tem vigência internacional para períodos anuais iniciados em ou após 1º de janeiro de 2027.

No Brasil, entretanto, as empresas devem observar as Normas Brasileiras de Contabilidade correspondentes ao seu enquadramento.

Isso significa que revisar ERP, contratos e controles é uma providência de preparação e melhoria de processos.

Não significa antecipar automaticamente uma política contábil internacional ainda não aplicável à empresa no ambiente normativo brasileiro.

Dez perguntas revelam rapidamente a maturidade dos dados

A administração pode fazer um diagnóstico simples:

1. Cada receita pode ser ligada a um contrato?
2. Cada contrato possui versão atualizada?
3. Aditivos chegam automaticamente ao financeiro e à contabilidade?
4. É possível saber o que já foi entregue?
5. Faturamento e execução são controlados separadamente?
6. O sistema identifica recebimentos antecipados?
7. Existem planilhas essenciais fora do ERP?
8. CRM, ERP e contabilidade utilizam os mesmos cadastros?
9. É possível rastrear um valor da DRE até sua origem?
10. O fechamento depende de informações enviadas manualmente por e-mail?

Quanto maior o número de respostas negativas, maior a dependência de processos manuais e maior o risco operacional.

Melhorar os dados vale a pena mesmo sem mudança normativa

Existe um benefício importante que independe da IFRS.

Uma base mais organizada melhora:

• fechamento mensal;
• conciliações;
• análise de margem;
• cobrança;
• rentabilidade por cliente;
• auditoria;
• crédito;
• valuation;
• due diligence;
• gestão de contratos.

Em outras palavras, preparar os dados para uma possível mudança normativa também melhora a gestão atual.

O próximo elo está nas contas a receber e nos financiamentos

Depois de contratos, reconhecimento de receita e qualidade dos sistemas, a série avança para os instrumentos financeiros.

Contas a receber podem parecer apenas uma lista de clientes que ainda não pagaram.

Mas vencimento, renegociação, risco de inadimplência e qualidade do crédito também influenciam a leitura das demonstrações.

O mesmo vale para empréstimos e financiamentos.

FAQ

1. Ter um ERP moderno garante uma contabilidade correta?

Não. Um sistema moderno pode processar dados incorretos ou incompletos. A qualidade da contabilidade depende também da origem, consistência, integração e revisão das informações.

2. Por que contratos precisam conversar com o ERP?

Porque escopo, preço, aditivos e entregas podem influenciar a interpretação econômica das operações e, em determinados casos, o reconhecimento contábil.

3. Planilhas paralelas devem ser eliminadas?

Não necessariamente. Elas podem ser úteis. O risco aumenta quando uma informação essencial existe apenas em uma planilha manual sem integração, revisão, histórico ou conciliação.

4. Faturamento e receita precisam ser separados no sistema?

A estrutura deve permitir que a contabilidade tenha acesso às informações necessárias para aplicar corretamente os critérios pertinentes. Em determinadas operações, faturamento e reconhecimento contábil podem ocorrer em momentos diferentes.

5. A empresa precisa trocar o ERP por causa da nova IFRS para PMEs?

Não automaticamente. Primeiro deve identificar quais informações faltam e avaliar se o problema pode ser resolvido com parametrizações, integrações ou melhorias de processos.

6. A terceira edição da IFRS para PMEs já é obrigatória no Brasil?

Sua vigência internacional começa para períodos anuais iniciados em ou após 1º de janeiro de 2027. No Brasil, a aplicação depende das Normas Brasileiras de Contabilidade e do enquadramento da entidade.

Fontes consultadas

• IFRS Foundation - IFRS for SMEs Accounting Standard
   
• IFRS Foundation - Supporting implementation of the third edition of the IFRS for SMEs Accounting Standard
   
• IFRS Foundation - Educational Module 23: Revenue from Contracts with Customers
  IFRS Foundation - IFRS for SMEs Accounting Standard Updates
   
• Conselho Federal de Contabilidade - Normas simplificadas para PMEs