Reembolso de despesas pode integrar a receita do Simples quando compõe o preço do serviço; a denominação usada no contrato não resolve sozinha a tributação.
Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade
Chamar uma cobrança de “reembolso” não é suficiente para retirá-la da receita bruta do Simples Nacional. A Receita Federal, na Solução de Consulta Cosit nº 72/2020, esclareceu que custos e despesas faturados ao tomador como parte do preço do serviço integram a receita bruta, independentemente da denominação utilizada.
Por isso, empresas prestadoras de serviços precisam olhar para a estrutura contratual e para a forma como a despesa é assumida. O ponto central é saber se a empresa está recuperando um custo próprio que compõe seu preço ou apenas movimentando valor que não lhe pertence em situação juridicamente distinta. A matéria Receitas no Simples: por que separar cada atividade apresenta a lógica de segregação que serve de base para essa conferência.
A substância da cobrança importa mais que o rótulo
Se a empresa contrata passagem, hospedagem, material ou terceiro em seu próprio nome para executar o serviço e depois cobra o cliente, a simples separação desse valor na fatura não o transforma automaticamente em ingresso fora da receita.
A Solução de Consulta nº 72 afirma que custos e despesas faturados ao tomador integram o preço do serviço no Simples. Essa orientação exige cuidado com contratos que prometem “reembolso sem imposto” sem analisar quem assumiu a despesa e como ela integra a prestação.
Contrato, documento e contabilidade precisam ser coerentes
O contrato deve deixar claro quais despesas fazem parte do preço, quais são suportadas pelo prestador e quais situações, se houver, representam mera movimentação por conta de terceiro. Depois, a documentação fiscal e a contabilização precisam seguir a mesma lógica.
- quem contratou o fornecedor da despesa;
- em nome de quem foi emitido o documento;
- quem assumiu o risco e a obrigação de pagamento;
- como o valor é cobrado do cliente;
- qual vínculo existe com o serviço principal.
Separar na nota não resolve sozinho
A apresentação em linha separada pode melhorar transparência comercial, mas não muda por si só a natureza tributária. O tratamento deve decorrer da operação real e da legislação aplicável.
Esse cuidado é importante para consultorias, agências, profissionais e empresas que deslocam equipes ou contratam insumos para atender clientes. Reembolsos frequentes merecem política padronizada para evitar tratamento diferente entre contratos semelhantes.
Revise modelos contratuais antes de 2027
A mudança de reconhecimento da receita no Simples a partir de 2027 reforça a necessidade de identificar corretamente o que compõe o faturamento. Contratos antigos com linguagem vaga podem gerar divergência entre financeiro, documento e apuração.
Quando a estrutura de reembolso for relevante no preço do serviço, a Assessoria Fiscal e Tributária da AUDICONT Contabilidade pode revisar a operação concreta e a documentação que sustenta o tratamento adotado.
Na avaliação de Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, reembolso é um tema em que a documentação precisa mostrar a substância econômica da cobrança, não apenas repetir o nome usado na fatura.
Perguntas frequentes
Todo valor chamado de reembolso fica fora do Simples?
Não. A Receita Federal afirma que custos e despesas faturados ao tomador como parte do preço do serviço integram a receita bruta.
Separar o reembolso em outra linha da cobrança muda a tributação?
Não por si só. A natureza da operação e a relação contratual são determinantes.
Qual documento deve ser analisado primeiro?
O contrato e os documentos da despesa, para identificar quem assumiu a obrigação e como o valor se relaciona com o serviço.
Despesas de viagem cobradas do cliente podem integrar a receita?
Podem, especialmente quando são custos do prestador faturados ao tomador como parte da prestação.
É possível haver situações diferentes de mero repasse?
Sim, mas precisam ser caracterizadas juridicamente e documentalmente; não devem ser presumidas apenas pelo nome “reembolso”.
Por que revisar contratos antigos?
Porque linguagem genérica pode não refletir a operação real e gerar tratamento inconsistente entre faturamento e apuração.
Fontes consultadas
Receita Federal - Solução de Consulta Cosit nº 72/2020.
A Solução de Consulta Cosit nº 72/2020. A solução esclarece que custos e despesas faturados ao tomador como parte do preço do serviço integram a receita bruta no Simples Nacional.
Presidência da República - Lei Complementar nº 123/2006.
Lei Complementar nº 123/2006. A legislação consolidada define receita bruta e estabelece a estrutura legal do Simples Nacional.
Receita Federal - fim do regime de caixa no Simples.
orientação da Receita Federal sobre o fim do regime de caixa no Simples Nacional. A orientação oficial explica que, a partir de 2027, a apuração mensal deixa de usar a opção pelo regime de caixa e passa a observar as novas regras de reconhecimento da receita pelo faturamento.
