🤖 Funcionários usam Inteligência Artificial sem autorização: quais são os riscos para a empresa?

Funcionários usam inteligência artificial sem autorização: quais são os riscos para a empresa?

Contratos, planilhas, dados de clientes e informações internas podem sair do ambiente corporativo sem que a direção perceba; o problema exige política clara, revisão humana e controle sobre as ferramentas utilizadas

Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade

Um contrato é copiado para uma ferramenta de inteligência artificial para ser resumido. Uma planilha com dados de clientes é anexada para gerar uma análise. Informações sobre salários são utilizadas na elaboração de um comunicado interno. Um trecho de código do sistema da empresa é enviado para receber uma sugestão de correção.

Em todos esses casos, o trabalhador pode acreditar que está apenas tentando ganhar produtividade.

O problema é que, ao inserir informações empresariais em uma plataforma externa, a organização pode perder o controle sobre onde esses dados são processados, por quanto tempo permanecem armazenados, quem poderá acessá-los e para quais finalidades poderão ser utilizados.

Esse uso informal ou não autorizado costuma ser chamado de shadow AI, expressão utilizada para descrever a adoção de ferramentas de inteligência artificial fora dos processos oficiais de tecnologia, segurança, jurídico ou proteção de dados da empresa.

A prática é difícil de identificar porque muitas soluções podem ser acessadas diretamente pelo navegador, pelo celular ou por contas pessoais. Enquanto a direção ainda discute se deve adotar inteligência artificial, trabalhadores de diferentes áreas podem já estar utilizando a tecnologia diariamente.

A questão, portanto, deixou de ser apenas se a empresa permitirá ou não o uso de IA. O principal desafio passou a ser definir quais ferramentas poderão ser utilizadas, para quais tarefas, com quais informações e sob quais controles.

A inteligência artificial pode entrar na empresa sem contratação formal

Diferentemente de um sistema de gestão, uma plataforma de folha de pagamento ou um software contábil, muitas ferramentas de inteligência artificial não dependem de contrato corporativo, instalação ou autorização técnica.

Em poucos minutos, um trabalhador pode criar uma conta e utilizar IA para:

• revisar e-mails;
• resumir documentos;
• preparar apresentações;
• interpretar planilhas;
• gerar textos comerciais;
• responder clientes;
• elaborar descrições de vagas;
• criar fórmulas;
• revisar códigos;
• traduzir conteúdos;
• comparar propostas;
• organizar atas;
• estruturar relatórios;
• analisar informações financeiras.

Parte desses usos apresenta baixo risco quando envolve conteúdos públicos, genéricos ou fictícios. O problema surge quando a ferramenta passa a receber dados reais da operação.

O Radar Tecnológico sobre Inteligência Artificial Generativa, elaborado pela Agência Nacional de Proteção de Dados, a ANPD, destaca que os comandos enviados a esses sistemas podem conter textos, mensagens, e-mails, documentos anexados e outras informações, inclusive dados pessoais e dados pessoais sensíveis.

Um simples comando pode, portanto, funcionar como um canal de saída de informações corporativas.

O prompt não é uma conversa privada

O texto enviado à inteligência artificial é normalmente chamado de prompt.

Apesar de a interface se parecer com uma conversa, o usuário está transmitindo informações para uma plataforma operada por terceiro, sujeita a regras próprias de armazenamento, segurança, acesso, reutilização e exclusão.

Um único prompt pode conter:

• nomes e CPF de clientes;
• salários e dados de trabalhadores;
• informações médicas;
• extratos e dados bancários;
• condições comerciais;
• cláusulas contratuais;
• projeções financeiras;
• dados tributários;
• documentos societários;
• informações sobre fornecedores;
• estratégias internas;
• códigos de sistemas;
• senhas ou credenciais;
• segredos comerciais;
• conteúdos protegidos por confidencialidade.

O risco aumenta quando a ferramenta permite anexar planilhas, contratos, imagens, apresentações, áudios ou bases completas.

Inserir uma informação em uma plataforma de IA não deve ser tratado como uma ação sem consequências apenas porque o conteúdo foi copiado para uma caixa de texto.

A empresa precisa considerar que houve compartilhamento de informação com um fornecedor externo.

O primeiro risco é perder o controle sobre os dados

Políticas tradicionais de segurança costumam concentrar-se em e-mail, armazenamento em nuvem, dispositivos, senhas, sistemas internos e acessos à rede.

A inteligência artificial cria um novo canal de circulação de informações.

Um trabalhador pode não encaminhar uma planilha a outra pessoa, mas pode anexá-la a uma ferramenta e escrever:

“Analise estes clientes e indique quais apresentam maior risco de inadimplência.”

Nesse momento, surgem perguntas que precisam ser respondidas:

• Quem é o fornecedor da ferramenta?
• Onde o processamento ocorre?
• O conteúdo permanece armazenado?
• Por quanto tempo?
• Quem pode acessar as informações?
• Os dados podem ser utilizados para aprimorar o serviço?
• Há transferência internacional?
• Como é feita a exclusão?
• Quais medidas de segurança são adotadas?
• O plano utilizado oferece proteção corporativa?
• Quais responsabilidades estão previstas no contrato?

As respostas variam conforme a plataforma, o plano contratado e as configurações da conta.

Por isso, não é adequado presumir que todas as ferramentas utilizam os dados da mesma forma. Também não é seguro concluir que uma solução paga esteja automaticamente adequada às necessidades da empresa.

O segundo risco é confiar em uma resposta convincente, mas errada

A inteligência artificial generativa consegue produzir textos bem estruturados mesmo quando a resposta está incompleta, desatualizada ou incorreta.

O sistema pode:

• inventar uma norma;
• atribuir uma decisão ao órgão errado;
• confundir datas;
• omitir exceções;
• criar uma referência inexistente;
• interpretar mal uma planilha;
• utilizar uma premissa incorreta;
• apresentar uma resposta genérica como se fosse específica;
• gerar um cálculo errado;
• reproduzir distorções presentes nos dados utilizados.

Esse comportamento é frequentemente chamado de alucinação, situação em que o sistema apresenta uma informação falsa ou sem suporte como se fosse verdadeira.

O risco aumenta quando a resposta é utilizada em áreas como:

• contabilidade;
• tributação;
• folha de pagamento;
• contratos;
• atendimento ao cliente;
• decisões de crédito;
• recrutamento;
• avaliação de desempenho;
• formação de preços;
• análise jurídica;
• comunicação oficial.

A resposta da inteligência artificial deve ser tratada como material de apoio, e não como decisão pronta.

Quanto maior o impacto financeiro, jurídico, trabalhista ou reputacional, maior deve ser o nível de revisão humana.

O terceiro risco é violar a confidencialidade

Nem toda informação empresarial está protegida pela Lei Geral de Proteção de Dados. Ainda assim, ela pode estar sujeita a outras obrigações de sigilo.

Entre os exemplos estão:

• estratégias de preços;
• listas de clientes;
• condições negociadas;
• propostas comerciais;
• margens;
• projetos em desenvolvimento;
• código proprietário;
• informações recebidas de parceiros;
• documentos protegidos por contrato;
• segredos comerciais;
• conteúdos sujeitos a dever profissional.

Ao inserir esse material em uma ferramenta externa, a empresa pode descumprir uma cláusula contratual mesmo que nenhum dado pessoal esteja envolvido.

A governança de inteligência artificial, portanto, não deve ser limitada à LGPD.

Ela também precisa considerar:

• segurança da informação;
• contratos;
• propriedade intelectual;
• deveres profissionais;
• proteção de ativos;
• sigilo empresarial;
• responsabilidade sobre decisões.

O quarto risco envolve propriedade intelectual

A inteligência artificial pode ser utilizada para produzir textos, imagens, apresentações, códigos, peças publicitárias, propostas e outros materiais.

Antes de utilizar o resultado comercialmente, a empresa deve avaliar:

• quais direitos possui sobre o conteúdo;
• se o resultado pode reproduzir material protegido;
• se foram inseridas obras ou documentos de terceiros;
• quais regras constam nos termos da plataforma;
• se existem restrições de uso;
• se marcas, imagens ou textos podem ter sido reproduzidos;
• como ocorrerá a revisão;
• quem será responsável pela aprovação.

No desenvolvimento de software, a atenção deve ser ainda maior.

Ao enviar um trecho de código proprietário para uma ferramenta pública, o trabalhador pode expor regras internas, arquitetura, vulnerabilidades ou elementos estratégicos do sistema.

O quinto risco é transformar a IA em tomadora de decisões

A inteligência artificial pode começar como uma ferramenta de apoio e, pouco a pouco, tornar-se responsável por decisões relevantes.

Isso ocorre quando os resultados do sistema passam a definir:

• quais candidatos seguem em um processo seletivo;
• quais trabalhadores recebem determinada avaliação;
• quais clientes são considerados arriscados;
• quais consumidores recebem uma oferta;
• quais fornecedores serão descartados;
• quais atendimentos terão prioridade;
• quais contratos recebem determinada classificação.

Quanto maior o impacto da decisão sobre pessoas, maior deve ser a atenção aos dados utilizados, à possibilidade de discriminação, à transparência e à revisão humana.

A revisão não pode ser apenas formal.

O profissional responsável precisa ter competência, informação e autoridade para questionar, corrigir ou rejeitar o resultado produzido pelo sistema.

Quem responde pelo uso feito pelo trabalhador?

A ausência de autorização não elimina automaticamente os riscos para a empresa.

Quando o trabalhador utiliza uma ferramenta para executar uma atividade profissional, a organização precisa avaliar:

• quais dados foram utilizados;
• qual era a finalidade;
• se o uso estava relacionado ao trabalho;
• se existia política interna;
• se havia ferramenta autorizada;
• se houve exposição;
• se ocorreu tratamento de dados pessoais;
• quais contratos podem ter sido afetados;
• quais medidas de contenção ainda são possíveis.

A LGPD estabelece princípios como finalidade, adequação, necessidade, segurança, prevenção e responsabilização.

Isso significa que a empresa deve demonstrar que adotou medidas compatíveis com os riscos de sua operação.

Dizer apenas que o uso não foi autorizado pode ser insuficiente quando não havia regra clara, treinamento ou alternativa corporativa.

Por que proibir toda inteligência artificial pode não resolver

O bloqueio pode ser necessário em ambientes que processam informações sensíveis.

No entanto, uma proibição absoluta pode deslocar o uso para:

• celulares pessoais;
• contas particulares;
• redes externas;
• computadores domésticos;
• navegadores não monitorados;
• ferramentas ainda menos conhecidas.

Quando os trabalhadores encontram utilidade na tecnologia, a empresa precisa compreender quais problemas estão tentando resolver.

O uso informal pode indicar:

• excesso de tarefas manuais;
• sistemas que não se comunicam;
• dificuldade para localizar informações;
• ausência de modelos padronizados;
• ferramentas oficiais insuficientes;
• processos repetitivos;
• pressão por prazos;
• falta de treinamento.

A identificação dessas necessidades permite criar alternativas seguras e reduzir a adoção escondida.

A empresa precisa conhecer o uso real antes de escrever a política

Uma política elaborada sem diagnóstico pode não refletir a rotina.

O primeiro passo deve ser levantar:

• quais ferramentas já são utilizadas;
• quais áreas as utilizam;
• para quais atividades;
• quais dados são inseridos;
• quem revisa os resultados;
• quais contas são utilizadas;
• como os conteúdos são armazenados;
• quais decisões dependem da IA.

Esse levantamento deve ter caráter educativo e preventivo.

Se o trabalhador acreditar que será automaticamente punido ao revelar o uso, a empresa continuará sem conhecer a dimensão do problema.

O que uma política de inteligência artificial deve estabelecer

A política precisa ser objetiva, compreensível e aplicável.

Ferramentas autorizadas

A empresa deve indicar quais soluções podem ser utilizadas e em quais condições.

Pode haver regras diferentes para:

• ferramentas públicas;
• contas corporativas;
• ambientes privados;
• sistemas integrados;
• recursos incorporados aos softwares já contratados;
• plataformas aprovadas para dados internos.

Usos permitidos

Atividades de menor risco podem incluir:

• revisão de textos sem dados confidenciais;
• geração de ideias;
• criação de estruturas iniciais;
• resumo de conteúdos públicos;
• preparação de apresentações genéricas;
• criação de fórmulas com dados fictícios;
• elaboração de modelos sem informações reais.

Usos condicionados

Algumas aplicações podem depender de autorização, anonimização, ambiente corporativo ou revisão especializada.

Entre elas:

• análise de documentos internos;
• interpretação de contratos;
• tratamento de dados de clientes;
• apoio em decisões financeiras;
• análise de folha;
• uso de bases empresariais;
• desenvolvimento de código.

Usos proibidos

Salvo em ambiente especificamente aprovado, devem ser vedados:

• envio de senhas;
• compartilhamento de certificados digitais;
• inserção de dados bancários;
• envio de folhas de pagamento;
• anexação de documentos pessoais;
• compartilhamento de declarações fiscais;
• exposição de bases de clientes;
• envio de dados de saúde;
• inserção de contratos confidenciais;
• compartilhamento de código proprietário;
• decisões automáticas sobre pessoas;
• utilização da resposta sem revisão em áreas sensíveis.

Revisão humana

A política deve definir quais conteúdos precisam ser conferidos antes do uso, do envio ao cliente ou da publicação.

Registro e rastreabilidade

Usos relevantes podem exigir registro da ferramenta, finalidade, dados utilizados e responsável pela validação.

Comunicação de incidentes

O trabalhador precisa saber a quem recorrer quando inserir uma informação indevidamente ou identificar um comportamento inesperado da ferramenta.

Dados que não devem ser enviados a ferramentas não autorizadas

Credenciais e acessos

• senhas;
• tokens;
• códigos de autenticação;
• chaves de API;
• certificados digitais;
• configurações de segurança.

Informações financeiras e contábeis

• extratos;
• movimentações bancárias;
• balancetes identificados;
• folhas de pagamento;
• projeções confidenciais;
• dados de contas;
• documentos fiscais completos.

Dados pessoais

• CPF;
• endereço;
• telefone;
• documentos;
• dados de trabalhadores;
• informações de dependentes;
• dados biométricos;
• informações de saúde;
• dados de crianças e adolescentes.

Informações comerciais

• listas de clientes;
• margens;
• preços negociados;
• propostas;
• estratégias;
• contratos;
• planos de expansão.

Informações técnicas

• código proprietário;
• arquitetura de sistemas;
• banco de dados;
• relatórios de vulnerabilidade;
• documentação interna;
• credenciais.

Mesmo quando a ferramenta é autorizada, deve ser aplicado o princípio de utilizar apenas a quantidade de informação necessária.

Retirar o nome não significa anonimizar

Um erro comum é acreditar que basta remover o nome da pessoa antes de enviar uma planilha.

Outros elementos podem permitir a identificação, como:

• cargo;
• idade;
• cidade;
• salário;
• setor;
• data de admissão;
• matrícula;
• histórico de compras;
• combinação de características;
• descrição de um caso específico.

A LGPD diferencia dados anonimizados de informações que ainda podem ser associadas a uma pessoa por meios razoáveis.

Por isso, retirar um campo isolado não garante que o conjunto esteja anonimizado.

Em testes, o caminho mais seguro costuma ser utilizar dados fictícios.

Como implementar controles sem impedir a inovação

1. Mapeie o uso atual

Identifique ferramentas, áreas, atividades e tipos de informação utilizados.

2. Classifique os usos por risco

A empresa pode adotar categorias como:

• baixo risco;
• uso condicionado;
• uso sujeito à aprovação;
• uso proibido.

3. Avalie os fornecedores

Analise:

• armazenamento;
• segurança;
• exclusão;
• acesso;
• transferência internacional;
• uso para treinamento;
• subcontratados;
• resposta a incidentes;
• responsabilidades contratuais.

4. Disponibilize alternativas autorizadas

Quando existe demanda real, oferecer uma ferramenta corporativa pode ser mais eficaz do que depender apenas de bloqueios.

5. Treine com situações concretas

O treinamento deve abordar contratos, planilhas, documentos fiscais, dados de clientes, folha de pagamento e comunicações internas.

6. Defina responsáveis

Tecnologia, jurídico, proteção de dados, recursos humanos, contabilidade e direção devem saber quais decisões lhes cabem.

7. Revise periodicamente

Ferramentas, funcionalidades, termos e riscos mudam rapidamente. Uma aprovação não deve ser considerada permanente.

A contabilidade precisa participar da governança da IA

A inteligência artificial já pode ser utilizada para interpretar documentos, sugerir lançamentos, analisar movimentações, organizar conciliações e preparar relatórios.

Esses recursos podem aumentar a produtividade, mas não eliminam a necessidade de controles contábeis.

Entre os principais riscos estão:

• classificação incorreta;
• duplicidade;
• perda de contexto;
• uso de documento incompleto;
• cálculo com premissa errada;
• interpretação equivocada de norma;
• ausência de evidência;
• exposição de dados financeiros;
• falta de rastreabilidade.

Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, o ganho de velocidade proporcionado pela inteligência artificial precisa ser acompanhado por critérios claros de validação.

“Antes de automatizar uma rotina contábil, fiscal ou financeira, a empresa precisa definir quais informações poderão ser utilizadas, quem revisará o resultado e como será mantida a documentação que sustenta a operação. A tecnologia pode auxiliar o processo, mas não substitui a análise do fato econômico nem a responsabilidade profissional.”

A responsabilidade técnica e a conferência dos documentos continuam necessárias, ainda que parte do trabalho seja automatizada.

O que fazer quando uma informação já foi enviada indevidamente

Ao descobrir que um trabalhador inseriu dados empresariais em uma ferramenta não autorizada, a empresa deve primeiro compreender o ocorrido.

É necessário identificar:

1. qual ferramenta foi utilizada;
2. qual conta acessou o serviço;
3. quais informações foram enviadas;
4. se houve anexos;
5. quando ocorreu;
6. qual era a finalidade;
7. se o conteúdo permanece armazenado;
8. se pode ser excluído;
9. se houve compartilhamento;
10. quais pessoas ou empresas podem ser afetadas.

Depois, devem ser avaliadas medidas como:

• interromper o uso;
• excluir o histórico;
• contatar o fornecedor;
• alterar credenciais;
• preservar evidências;
• avaliar eventual incidente;
• comunicar as áreas responsáveis;
• revisar acessos;
• analisar obrigações contratuais;
• orientar os trabalhadores;
• atualizar políticas;
• reforçar treinamentos.

Nem todo uso indevido representa automaticamente um incidente de segurança relevante.

A avaliação depende da natureza dos dados, da possibilidade de acesso, do contexto e das consequências potenciais.

Erros que aumentam a exposição da empresa

• não saber quais ferramentas são utilizadas;
• permitir contas pessoais em atividades profissionais;
• anexar documentos completos sem necessidade;
• confiar na resposta sem conferência;
• não avaliar termos e configurações;
• utilizar dados reais em testes;
• automatizar decisões sobre pessoas;
• não registrar decisões relevantes;
• tratar todos os usos como baixo risco;
• proibir sem oferecer orientação;
• aprovar uma ferramenta sem revisão futura;
• imaginar que toda responsabilidade pertence ao fornecedor.

A empresa não precisa escolher entre inovação e controle

A inteligência artificial pode reduzir tarefas repetitivas, apoiar análises e melhorar a produtividade.

O risco aparece quando a adoção ocorre sem critérios comuns.

Sem uma política, cada trabalhador passa a decidir:

• qual ferramenta utilizar;
• quais dados enviar;
• quais respostas aceitar;
• quando revisar;
• onde armazenar o resultado;
• como comunicar o cliente;
• quem responderá pelo erro.

Esse modelo não representa inovação estruturada. Representa perda de governança.

A empresa não precisa impedir o uso responsável da inteligência artificial. Precisa criar limites claros para que a tecnologia seja incorporada sem comprometer dados, contratos, decisões, registros e responsabilidades.

Perguntas frequentes

O que é shadow AI?

Shadow AI é o uso de ferramentas de inteligência artificial por trabalhadores ou departamentos sem avaliação, autorização ou conhecimento formal da empresa. A prática pode envolver contas pessoais, serviços gratuitos e envio de informações corporativas fora dos controles internos.

Funcionários podem usar inteligência artificial no trabalho?

Podem, desde que respeitem as regras internas, a confidencialidade, a proteção de dados e os procedimentos de revisão. A empresa deve definir ferramentas autorizadas, usos permitidos, atividades condicionadas e informações que não podem ser compartilhadas.

É seguro enviar contratos para uma ferramenta de IA?

Depende da ferramenta, da finalidade, do contrato e das informações contidas no documento. Contratos podem incluir dados pessoais, condições comerciais e cláusulas confidenciais. Em plataformas não autorizadas, o envio deve ser evitado.

A empresa pode proibir o uso de inteligência artificial?

Pode estabelecer restrições sobre atividades profissionais, dispositivos e informações corporativas. No entanto, uma proibição isolada pode incentivar o uso escondido. Política, treinamento, monitoramento e alternativas autorizadas tendem a ser mais eficazes.

A resposta da inteligência artificial precisa ser revisada?

Sim. Sistemas generativos podem produzir informações incorretas, incompletas ou inventadas. A revisão é indispensável em conteúdos contábeis, tributários, jurídicos, trabalhistas, financeiros ou relacionados a clientes.

Dados sem nome podem ser enviados para uma ferramenta?

Nem sempre. A retirada do nome não garante anonimização. Cargo, idade, salário, cidade, setor ou outras características podem permitir a identificação direta ou indireta da pessoa.

O que fazer quando um funcionário já compartilhou dados?

A empresa deve identificar a ferramenta, a conta utilizada, os dados enviados, a finalidade e a possibilidade de exclusão. Depois, deve avaliar a exposição, adotar medidas de contenção, documentar o caso e revisar seus controles.

Fontes consultadas

Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD
Radar Tecnológico sobre Inteligência Artificial Generativa. Estudo técnico sobre funcionamento, aplicações, riscos e tratamento de dados pessoais em sistemas de IA generativa.

Agência Nacional de Proteção de Dados - ANPD
Materiais institucionais sobre inteligência artificial, proteção de dados e experimentação regulatória.

Presidência da República
Lei nº 13.709, de 14 de agosto de 2018 - Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais.