📑 Reforma Tributária: locação de bens móveis terá NFS-e Nacional

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Reforma Tributária: locação de bens móveis terá NFS-e Nacional; entenda a nova regra de emissão

Locadoras de máquinas, equipamentos, computadores, veículos e outros bens deverão utilizar o ambiente nacional, independentemente do regime tributário ou do sistema adotado pela prefeitura

A forma de documentar a locação de bens móveis vai mudar.

Empresas que alugam computadores, máquinas, veículos, equipamentos médicos, ferramentas e outros bens deverão emitir a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica no ambiente nacional, conforme as regras previstas nas notas técnicas do Sistema Nacional da NFS-e.

A mudança está relacionada à Reforma Tributária do Consumo. Embora a locação pura de bens móveis não seja um serviço sujeito ao ISS, a operação foi incluída entre aquelas alcançadas pelo Imposto sobre Bens e Serviços, o IBS, e pela Contribuição sobre Bens e Serviços, a CBS.

As regras técnicas para a emissão já foram publicadas. O início operacional, no entanto, depende da disponibilização das funcionalidades e da divulgação do cronograma oficial.

Em resumo

O que muda para as empresas locadoras?

Atualmente, muitas empresas documentam suas receitas de locação por meio de faturas, recibos, boletos, contratos e demonstrativos mensais.

Não existe, porém, um procedimento único em todo o país. Em alguns municípios, o sistema local permite algum tipo de registro da operação. Em outros, a empresa utiliza apenas documentos comerciais, uma vez que a locação pura não está sujeita ao ISS.

Com a implantação do novo modelo, a operação passará a contar com um documento fiscal eletrônico padronizado.

A NFS-e deverá identificar o locador, o locatário, o valor da operação, os bens envolvidos e as informações tributárias aplicáveis ao IBS e à CBS.

Na prática, a mudança exigirá mais do que a simples troca do local de emissão. Será necessário revisar contratos, cadastros, sistemas de faturamento e procedimentos internos.

Onde a NFS-e de locação será emitida?

Este é um dos principais pontos de atenção.

Nas prestações de serviços sujeitas ao ISS, a empresa pode utilizar o sistema da prefeitura ou o Emissor Nacional, conforme o regime tributário e as regras adotadas pelo município.

Para a locação de bens móveis, a lógica será diferente.

A Nota Técnica SE/CGNFS-e nº 007 estabelece que os documentos fiscais relativos aos novos fatos geradores abrangidos pelo IBS e pela CBS deverão ser autorizados direta e exclusivamente pelos Emissores Públicos Nacionais.

A regra inclui a locação de bens móveis.

Isso significa que a NFS-e da locação não será autorizada pelo sistema próprio da prefeitura. A emissão ocorrerá diretamente no ambiente nacional, ainda que o município mantenha um portal próprio para os serviços sujeitos ao ISS.

Essa orientação valerá independentemente:

• do regime tributário da empresa;
• da adesão do município ao Emissor Nacional;
• da existência de sistema municipal próprio;
• da permanência do portal da prefeitura para outras atividades.

Portanto, empresas do Simples Nacional, Lucro Presumido e Lucro Real deverão utilizar o ambiente nacional para documentar a locação pura de bens móveis.

Como a emissão poderá ser realizada?

A emissão poderá ocorrer por meio das ferramentas disponibilizadas pelo Sistema Nacional da NFS-e.

Entre as possibilidades previstas estão:

• Emissor Web Nacional;
• aplicativo nacional, quando disponível;
• sistema próprio integrado por API;
• software de gestão conectado ao ambiente nacional.

Empresas com pequeno volume de documentos poderão utilizar o portal diretamente.

Já as locadoras que emitem centenas ou milhares de cobranças por mês deverão avaliar a integração entre seu sistema de faturamento e o Emissor Público Nacional.

A adaptação será especialmente importante para negócios que trabalham com faturamento recorrente, contratos em grande escala e múltiplos equipamentos por cliente.

A emissão já é obrigatória?

A obrigação de documentar a locação no ambiente nacional já está prevista nas notas técnicas.

Isso não significa, entretanto, que a funcionalidade já esteja disponível para uso imediato.

A emissão efetiva depende da implantação dos recursos técnicos e da divulgação do cronograma oficial pelo Portal Nacional da NFS-e.

A Nota Técnica nº 009, publicada em junho de 2026, apresentou novas evoluções no leiaute e informou que o cronograma de implantação seria divulgado posteriormente.

Por essa razão, não é correto indicar uma data de início sem confirmação oficial.

Enquanto a funcionalidade não entrar em produção, a empresa deve continuar utilizando o procedimento atualmente adotado para documentar e cobrar suas locações.

Qual será o código da operação?

A locação de bens móveis possui código próprio no padrão nacional:

99.04.01 — Locação de bens móveis

Esse código deverá ser utilizado nas operações em que um bem móvel é disponibilizado temporariamente, mediante pagamento, sem transferência de propriedade.

Entre os exemplos estão:

• computadores e notebooks;
• servidores;
• impressoras e copiadoras;
• máquinas industriais;
• ferramentas;
• equipamentos médicos;
• equipamentos para construção;
• geradores;
• móveis e utensílios;
• equipamentos de áudio e vídeo;
• veículos;
• equipamentos de tecnologia.

O correto enquadramento da operação será essencial para que o sistema aplique as validações correspondentes.

Quais dados poderão ser exigidos?

As notas técnicas criaram grupos específicos para identificar os bens envolvidos na locação.

Entre as informações previstas no leiaute estão:

• descrição do bem;
• quantidade;
• classificação fiscal;
• NCM;
• valor da operação;
• período de locação;
• identificação contratual;
• local de disponibilização do bem;
• informações de IBS e CBS;
• dados complementares.

A Nota Técnica nº 009 ampliou para até mil registros o grupo destinado aos bens móveis em uma mesma NFS-e.

Isso exigirá atenção das empresas que hoje utilizam descrições genéricas, como “locação mensal de equipamentos”.

O cadastro deverá permitir a identificação adequada dos bens ou dos grupos incluídos na cobrança.

Será obrigatório informar a NCM?

A estrutura técnica prevê informações relacionadas à classificação dos bens.

Por isso, é recomendável que as locadoras revisem a NCM de seus equipamentos antes do início da emissão.

A obrigatoriedade de cada campo dependerá das regras de validação e da versão que entrar em produção. Ainda assim, empresas com cadastros incompletos devem iniciar a organização desde já.

A classificação não deve ser feita apenas com base no nome comercial do equipamento. É necessário considerar as características do bem e a classificação fiscal correspondente.

A locação passará a pagar ISS?

Não.

A emissão de uma NFS-e não altera a natureza jurídica da operação.

A locação pura de bens móveis permanece fora do campo de incidência do ISS.

A utilização da NFS-e decorre da necessidade de documentar operações sujeitas ao novo sistema de IBS e CBS, e não de transformar a locação em uma prestação de serviço municipal.

Esse ponto merece atenção porque o próprio nome do documento pode causar confusão.

No novo modelo, a estrutura da NFS-e também será utilizada para operações que não estão sujeitas ao ISS.

Por que a locação será documentada pela NFS-e?

A Reforma Tributária adotou um conceito mais amplo de operações com bens e serviços.

A Lei Complementar nº 214/2025 incluiu no campo de incidência do IBS e da CBS as operações onerosas com bens e serviços, alcançando também a locação, a cessão, o licenciamento e outras formas de disponibilização de bens e direitos.

Como essas operações precisarão ser identificadas e transmitidas às administrações tributárias, o Sistema Nacional da NFS-e foi ampliado.

O documento deverá registrar:

• o valor da operação;
• o período da locação;
• as partes envolvidas;
• os bens disponibilizados;
• os dados de IBS e CBS;
• outras informações necessárias à apuração.

Como ficam o Simples Nacional, o Lucro Presumido e o Lucro Real?

O regime tributário não mudará o local de emissão da NFS-e de locação.

A autorização ocorrerá no ambiente nacional para empresas do:

• Simples Nacional;
• Lucro Presumido;
• Lucro Real.

O que poderá variar é a forma de preencher o documento e recolher o IBS e a CBS.

No caso do Simples Nacional, será necessário observar as regras próprias do regime, o período de transição e eventual opção pelo recolhimento regular dos novos tributos.

Para empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real, o preenchimento dependerá das regras vigentes em cada etapa da transição.

Uma mesma empresa poderá utilizar dois ambientes diferentes:

• o sistema municipal para serviços sujeitos ao ISS;
• o Emissor Público Nacional para a locação de bens móveis.

A fatura de locação deixará de existir?

A fatura poderá continuar sendo utilizada como documento comercial.

Ela pode detalhar:

• período da cobrança;
• equipamentos locados;
• unidades atendidas;
• reajustes;
• vencimento;
• valores adicionais;
• condições de pagamento.

Quando a emissão da NFS-e se tornar operacionalmente obrigatória, porém, a fatura não será suficiente para substituir o documento fiscal.

A empresa poderá enviar ao cliente a NFS-e, a fatura e o boleto. Cada documento terá uma finalidade distinta.

A NFS-e substitui a NF-e de remessa?

Não necessariamente.

A NFS-e documentará a receita da locação e os efeitos tributários relacionados ao IBS e à CBS.

Já a NF-e poderá continuar sendo necessária para acompanhar a movimentação física dos equipamentos.

Uma empresa que envia computadores para um cliente, por exemplo, poderá ter de emitir:

1. uma NF-e para documentar a remessa dos equipamentos;
2. uma NFS-e para documentar a cobrança da locação.

Na devolução, também poderá ser necessário emitir o documento fiscal correspondente ao retorno, conforme a legislação estadual.

A empresa deve avaliar:

• se possui inscrição estadual;
• o estado de origem e destino;
• o CFOP aplicável;
• a forma de remessa;
• o retorno dos bens;
• transferências entre clientes.

A NFS-e não substitui automaticamente o documento que acompanha a circulação física do bem.

Locação com manutenção, instalação ou operador exige cuidado

Os contratos que misturam locação e prestação de serviços merecem análise específica.

Isso ocorre, por exemplo, na:

• locação de máquina com operador;
• locação de computador com suporte técnico;
• locação de impressora com manutenção;
• locação de equipamento com instalação;
• locação de veículo com motorista;
• locação de estrutura com montagem;
• locação de equipamento médico com assistência técnica.

Nessas situações, pode haver duas operações distintas:

1. locação do bem;
2. prestação do serviço.

A parcela referente ao serviço poderá permanecer sujeita ao ISS e exigir classificação própria.

A simples utilização da palavra “locação” no contrato não afasta a tributação de um serviço efetivamente prestado.

O contrato, a cobrança e os documentos fiscais devem refletir o que ocorre na prática.

A cobrança deve ser separada?

Quando houver valores distintos para locação e serviços, a segregação contratual e financeira tende a oferecer maior clareza.

Essa separação, contudo, precisa refletir a realidade econômica da operação.

Em uma locação com manutenção, por exemplo, a empresa deve analisar:

• se a manutenção é eventual ou permanente;
• se há cobrança própria;
• se o cliente pode contratar apenas a locação;
• se existe equipe técnica envolvida;
• se o serviço é indispensável para o uso do bem;
• se os valores estão individualizados.

Uma divisão apenas formal, sem correspondência com a operação real, pode ser questionada pelo Fisco.

Exemplo prático: locação de equipamentos de TI

Considere uma empresa que aluga 200 notebooks para diferentes clientes.

Hoje, o fluxo mensal pode envolver:

• contrato de locação;
• NF-e de remessa;
• fatura mensal;
• boleto;
• relatório com os números de série;
• contabilização da receita.

Com a implantação da NFS-e Nacional, o procedimento poderá incluir:

1. emissão da NF-e de remessa, quando aplicável;
2. identificação dos equipamentos locados;
3. apuração da cobrança mensal;
4. geração da declaração eletrônica;
5. envio das informações ao Emissor Público Nacional;
6. autorização da NFS-e com o código 99.04.01;
7. preenchimento dos dados de IBS e CBS;
8. envio da nota e da fatura ao cliente;
9. integração com a contabilidade;
10. conciliação entre contrato, faturamento e equipamentos.

Caso o contrato também inclua suporte técnico, essa atividade deverá ser analisada separadamente.

O que as empresas devem fazer agora?

A ausência de uma data definitiva não significa que as empresas devam esperar para começar a preparação.

A adaptação pode ser trabalhosa, especialmente para locadoras com muitos contratos ou grande quantidade de bens.

Revise os contratos

Os contratos devem deixar claros:

• os bens locados;
• o prazo da locação;
• o valor;
• os reajustes;
• a responsabilidade pela manutenção;
• os serviços adicionais;
• a instalação;
• o transporte;
• a substituição;
• a devolução;
• os tributos;
• a forma de emissão dos documentos.

Também é recomendável revisar cláusulas que tratem de mudanças tributárias.

Organize o cadastro dos bens

O cadastro deve reunir informações como:

• descrição;
• marca;
• modelo;
• número de série;
• número patrimonial;
• NCM;
• quantidade;
• localização;
• cliente;
• contrato;
• data de entrega;
• data prevista de retorno.

Consulte o fornecedor do sistema

A empresa deve verificar se o software estará preparado para:

• transmitir os dados ao ambiente nacional;
• receber o XML da NFS-e;
• tratar rejeições;
• realizar cancelamentos;
• substituir documentos;
• operar por API;
• armazenar os arquivos;
• integrar as informações à contabilidade.

Revise a movimentação dos equipamentos

O controle interno deve estar conciliado com:

• NF-e de remessa;
• termos de entrega;
• termos de devolução;
• contratos;
• inventário;
• manutenção;
• substituições;
• transferências.

Simule os impactos tributários

A empresa deve avaliar os efeitos do IBS e da CBS sobre:

• formação de preço;
• margem;
• fluxo de caixa;
• créditos do cliente;
• inadimplência;
• contratos de longo prazo;
• reajustes;
• faturamento antecipado ou posterior.

Principais riscos da falta de preparação

A mudança poderá afetar diretamente o faturamento das locadoras.

Entre os principais riscos estão:

• impossibilidade de emitir a nota;
• rejeição do documento;
• atraso na cobrança;
• código incorreto;
• NCM inadequada;
• incidência indevida de ISS;
• preenchimento incorreto de IBS e CBS;
• divergência entre contrato e nota fiscal;
• falha de integração;
• duplicidade de documentos;
• dificuldade para identificar os bens;
• inconsistências contábeis.

Para empresas com faturamento recorrente, uma falha no emissor pode comprometer todas as cobranças de uma mesma competência.

Checklist para empresas locadoras

A mudança exige mais do que trocar o portal

Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, a NFS-e Nacional para locação de bens móveis não deve ser tratada apenas como uma nova tela de emissão.

A mudança alcança o cadastro dos equipamentos, os contratos, a separação entre locação e serviços, a movimentação física dos bens, o sistema de faturamento e a apuração dos novos tributos.

Empresas que deixarem a adaptação para depois da divulgação do cronograma poderão enfrentar dificuldades justamente no momento de emitir suas cobranças.

O período anterior à implantação deve ser utilizado para organizar dados, revisar contratos e testar integrações.

Perguntas frequentes sobre a NFS-e de locação de bens móveis

1. A locação de bens móveis deverá ter NFS-e?

Sim. As notas técnicas do Sistema Nacional da NFS-e determinam que a operação seja documentada no ambiente nacional.

2. Já existe uma data definitiva para o início?

Até a atualização deste artigo, o cronograma operacional ainda não havia sido divulgado oficialmente.

3. A nota será emitida pela prefeitura?

Não. A NFS-e da locação deverá ser autorizada diretamente por um Emissor Público Nacional.

4. A regra vale apenas para o Simples Nacional?

Não. Também alcança empresas do Lucro Presumido e do Lucro Real.

5. Qual código deverá ser utilizado?

O código previsto é 99.04.01 — Locação de bens móveis.

6. A emissão fará a locação pagar ISS?

Não. A locação pura de bens móveis permanece fora da incidência do ISS.

7. A locação será alcançada pelo IBS e pela CBS?

Sim, conforme as regras da Reforma Tributária, o período de transição e o regime tributário da empresa.

8. A fatura poderá continuar sendo usada?

Sim, como documento comercial. Ela não substituirá a NFS-e quando a emissão fiscal estiver em vigor.

9. A NFS-e substitui a NF-e de remessa?

Não automaticamente. A NF-e poderá continuar sendo necessária para acompanhar a movimentação física dos bens.

10. Será necessário informar os equipamentos?

O leiaute prevê campos próprios para identificar os bens envolvidos na operação.

11. Como ficam os contratos com manutenção ou operador?

Esses contratos devem ser analisados para separar, quando aplicável, a locação da prestação de serviços.

12. O que a empresa deve fazer agora?

Revisar contratos, organizar cadastros, conferir a classificação dos bens, consultar o fornecedor do sistema e acompanhar o cronograma oficial.