👨‍💼 Contrato de aprendizagem: cinco erros que ainda geram autuações e passivos para as empresas

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Contrato de aprendizagem: cinco erros que ainda geram autuações e passivos para as empresas

Falhas no cálculo da cota, na jornada e nas atividades destinadas ao aprendiz podem transformar uma política de formação profissional em fonte de riscos trabalhistas.

Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade

O contrato de aprendizagem foi criado para promover a entrada protegida de adolescentes e jovens no mercado de trabalho, combinando experiência prática, formação profissional e continuidade dos estudos.

Para as empresas, o programa também representa uma oportunidade de formar novos profissionais de acordo com suas atividades e sua cultura organizacional. Entretanto, quando a contratação é tratada apenas como cumprimento formal de uma cota, aumentam os riscos de falhas na jornada, nas atividades práticas, na documentação e no acompanhamento do aprendiz.

Em julho de 2026, o Ministério do Trabalho e Emprego voltou a divulgar orientações sobre as regras, os direitos e o funcionamento dessa modalidade de contratação. A publicação não criou novas obrigações, mas reforçou cuidados que continuam relevantes para empregadores, entidades formadoras e jovens contratados.

O contrato de aprendizagem é um contrato especial de trabalho, celebrado por escrito e, em regra, com duração máxima de dois anos. Ele deve estar vinculado a um programa de formação técnico-profissional e atender às exigências previstas nos artigos 428 a 433 da Consolidação das Leis do Trabalho.

Podem ser contratados como aprendizes adolescentes e jovens entre 14 anos completos e 24 anos incompletos. Para pessoas com deficiência, não se aplica o limite máximo de idade. (Serviços e Informações do Brasil)

Atenção: o contrato de aprendizagem não é uma forma simplificada de contratação nem um mecanismo destinado apenas à redução de custos. A modalidade possui regras próprias de formação, jornada, acompanhamento e proteção ao adolescente.

1. Contratar sem observar todos os requisitos da aprendizagem

O primeiro erro é acreditar que basta contratar uma pessoa com menos de 24 anos e registrar o vínculo como aprendizagem.

A validade do contrato depende da participação efetiva do contratado em um programa de aprendizagem profissional. A empresa deve verificar se a instituição formadora está habilitada, se o curso está regularmente cadastrado e se existe compatibilidade entre a formação teórica e as atividades práticas desenvolvidas.

O aprendiz também deve estar matriculado e frequentando a escola quando ainda não tiver concluído o ensino médio, ressalvadas as situações específicas previstas na legislação.

A Portaria MTE nº 3.872/2023 disciplina a aprendizagem profissional, o Cadastro Nacional de Aprendizagem Profissional e o cadastramento de entidades e cursos.

Contratos existentes apenas no papel, sem formação efetiva ou sem correspondência entre o programa e as tarefas realizadas, podem ser questionados pela fiscalização e comprometer a natureza especial do vínculo.

2. Exigir jornada acima do permitido ou desconsiderar as horas teóricas

A jornada é um dos pontos que mais exige atenção.

Como regra geral, o trabalho do aprendiz não pode exceder seis horas diárias. Para quem já concluiu o ensino fundamental, a jornada pode chegar a oito horas, desde que as atividades teóricas estejam incluídas nesse limite.

A CLT também proíbe a prorrogação e a compensação da jornada. Portanto, o aprendiz não deve fazer horas extras nem participar de banco de horas. (Planalto)

Outro erro recorrente é considerar o curso realizado na instituição formadora como uma atividade externa ao expediente. As horas destinadas à formação teórica integram a jornada de trabalho e devem ser consideradas no controle de frequência.

A empresa ainda precisa compatibilizar os horários do contrato com a rotina escolar e com a condição de desenvolvimento do adolescente ou jovem.

3. Utilizar o aprendiz como mão de obra comum

O aprendiz não deve ser contratado apenas para ocupar uma vaga operacional, substituir outro empregado ou suprir falta de pessoal.

As atividades práticas precisam ter finalidade formativa e relação com o programa de aprendizagem. A empresa deve assegurar acompanhamento efetivo durante toda a execução do contrato.

Manter o aprendiz executando tarefas repetitivas, sem orientação ou sem conexão com a formação pode descaracterizar a finalidade do programa.

Quando o contratado tiver menos de 18 anos, também devem ser observadas as normas de proteção ao trabalho do adolescente. Ele não pode ser submetido a trabalho noturno, perigoso, insalubre ou realizado em condições prejudiciais à sua formação e ao seu desenvolvimento físico, psíquico ou moral.

Isso significa que uma função pode integrar a base de cálculo da cota, mas não ser adequada para execução direta por um aprendiz menor de idade. A análise deve considerar as tarefas, o ambiente de trabalho, os riscos ocupacionais e a idade do contratado.

4. Deixar de acompanhar a formação do aprendiz

A responsabilidade da empresa não termina com a assinatura do contrato e o encaminhamento do jovem à instituição formadora.

Durante toda a aprendizagem, o empregador deve acompanhar a frequência, o desempenho, a adaptação ao programa e o cumprimento das atividades práticas e teóricas.

A falta de comunicação entre a empresa e a instituição formadora pode fazer com que ausências, dificuldades de aprendizagem ou problemas de adaptação somente sejam percebidos quando já comprometeram o programa.

Também é incorreto concluir que qualquer falta autoriza automaticamente a rescisão antecipada.

A regulamentação prevê hipóteses específicas de encerramento antes do prazo, como desempenho insuficiente ou inadaptação, falta disciplinar grave, ausência injustificada à escola que implique perda do ano letivo e pedido do próprio aprendiz. Essas situações devem ser devidamente caracterizadas e documentadas.

Relatórios, avaliações, registros de frequência e comunicações com a instituição formadora ajudam a demonstrar que houve acompanhamento efetivo.

5. Calcular a cota apenas quando a fiscalização aparece

Os estabelecimentos obrigados devem contratar aprendizes em quantidade equivalente a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos empregados cujas funções demandem formação profissional.

O cálculo deve considerar cada estabelecimento e as funções que integram a base, observadas as exclusões previstas na regulamentação. Não basta aplicar o percentual sobre o número total de trabalhadores da empresa.

Admissões, desligamentos, transferências e mudanças de função podem alterar a cota. Por isso, um cálculo realizado no início do ano pode deixar de refletir a situação atual do estabelecimento.

Um erro comum é revisar a obrigação apenas após o recebimento de uma notificação fiscal. O correto é acompanhar periodicamente o quadro de empregados, especialmente depois de alterações relevantes na folha de pagamento.

O encerramento de um contrato de aprendizagem também pode exigir reposição quando o estabelecimento permanece abaixo da quantidade mínima obrigatória.

Microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da contratação obrigatória, embora possam admitir aprendizes facultativamente. A dispensa da cota, no entanto, não elimina a necessidade de cumprir todas as regras da aprendizagem caso a contratação seja realizada.

A Auditoria-Fiscal do Trabalho é responsável por verificar o cumprimento das normas de proteção e da obrigação de contratação de aprendizes.

Principais consequências do descumprimento

Dependendo da irregularidade e das circunstâncias do caso concreto, a empresa poderá enfrentar:

• auto de infração;
• aplicação de multa administrativa;
• exigência de regularização da cota;
• atuação do Ministério Público do Trabalho;
• questionamentos sobre a validade do contrato especial;
• reconhecimento de diferenças trabalhistas;
• impedimentos ou dificuldades em contratações públicas, quando exigida comprovação de regularidade;
• exposição da empresa a ações coletivas ou individuais.

Nem toda falha produz automaticamente todas essas consequências. A gravidade dependerá da conduta identificada, do período da irregularidade, da idade do aprendiz e das providências adotadas pela empresa.

O que a empresa deve conferir

Para reduzir riscos, a empresa deve revisar periodicamente:

• a obrigatoriedade e o cálculo da cota por estabelecimento;
• as funções incluídas e excluídas da base;
• a regularidade da instituição formadora e do programa;
• a idade, a escolaridade e os documentos do aprendiz;
• a compatibilidade entre o curso e as atividades práticas;
• o limite da jornada e a inclusão das horas teóricas;
• a inexistência de horas extras ou banco de horas;
• as condições do ambiente de trabalho;
• os registros de frequência e desempenho;
• a documentação utilizada em eventual encerramento antecipado.

Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, a aprendizagem profissional deve ser administrada como um processo contínuo de formação e conformidade, e não apenas como uma admissão realizada para completar formalmente a cota.

A integração entre Recursos Humanos, Departamento Pessoal, gestores das áreas práticas e instituição formadora permite identificar falhas antes que elas resultem em fiscalização, perda da finalidade educativa ou passivos trabalhistas.

Como transformar a aprendizagem em oportunidade para a empresa

Quando o programa é bem estruturado, a empresa pode formar profissionais desde o início da carreira, identificar talentos e reduzir dificuldades futuras de recrutamento.

O resultado, porém, depende da qualidade das atividades oferecidas. O aprendiz precisa ter orientação, objetivos de desenvolvimento e oportunidade real de adquirir conhecimentos relacionados à ocupação para a qual está sendo preparado.

A aprendizagem profissional não deve representar apenas o preenchimento de uma obrigação legal. Ela pode funcionar como porta de entrada para novos profissionais e como instrumento de renovação das equipes, desde que a formação permaneça no centro do contrato.

Perguntas frequentes

Empresa do Simples Nacional precisa contratar aprendiz?

A opção pelo Simples Nacional, por si só, não determina a obrigatoriedade. Microempresas e empresas de pequeno porte são dispensadas da contratação obrigatória. Empresas que não possuam esse enquadramento devem verificar a cota conforme o número de empregados em funções que demandem formação profissional.

MEI precisa contratar aprendiz?

Não. O microempreendedor individual não está sujeito à cota obrigatória de aprendizagem.

Como calcular a cota de aprendizagem?

A cota corresponde a, no mínimo, 5% e, no máximo, 15% dos empregados de cada estabelecimento cujas funções demandem formação profissional. É necessário analisar as ocupações existentes e as exclusões previstas na regulamentação.

O aprendiz pode trabalhar sozinho?

O aprendiz deve receber orientação e acompanhamento adequados. A autonomia pode aumentar conforme sua evolução, mas ele não deve ser colocado sem supervisão em atividades para as quais ainda não esteja preparado ou que ofereçam riscos incompatíveis com sua idade e formação.

O aprendiz pode fazer hora extra?

Não. A prorrogação e a compensação da jornada são vedadas. As horas de formação teórica também integram a jornada contratual.

Quem fiscaliza o cumprimento da cota de aprendizagem?

A fiscalização é realizada pela Auditoria-Fiscal do Trabalho, vinculada ao Ministério do Trabalho e Emprego. O Ministério Público do Trabalho também pode atuar quando forem identificadas irregularidades ou descumprimentos coletivos.

Fontes consultadas

• Ministério do Trabalho e Emprego - “Aprendizagem Profissional: regras, direitos e funcionamento do contrato de aprendizagem”.
• Ministério do Trabalho e Emprego - página institucional da Aprendizagem Profissional.
• Ministério do Trabalho e Emprego - Manual de Aprendizagem Profissional.
• Consolidação das Leis do Trabalho, especialmente artigos 428 a 433.
• Lei nº 10.097, de 19 de dezembro de 2000.
• Decreto nº 9.579, de 22 de novembro de 2018.
• Decreto nº 11.479, de 6 de abril de 2023.
• Portaria MTE nº 3.872, de 21 de dezembro de 2023.
• Instrução Normativa MTP nº 2, de 8 de novembro de 2021.