📑 Reforma Tributária: empresas têm até 31 de julho para adaptar notas fiscais à CBS e ao IBS

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Reforma Tributária: empresas têm até 31 de julho para adaptar notas fiscais à CBS e ao IBS

A partir de 3 de agosto de 2026, documentos fiscais eletrônicos sujeitos às novas regras poderão ser rejeitados quando não apresentarem os campos obrigatórios dos dois tributos.

Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade

Empresas submetidas ao regime regular da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS) e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) entram na última semana para concluir uma das principais adaptações operacionais da Reforma Tributária.

O prazo oficial para adequação dos sistemas de emissão de documentos fiscais eletrônicos termina em 31 de julho de 2026. A partir de 3 de agosto, não será permitida a autorização dos documentos abrangidos pelas novas regras sem o preenchimento dos campos destinados à CBS e ao IBS, conforme comunicado conjunto do Comitê Gestor do IBS e da Receita Federal.

Os novos campos deverão contemplar a alíquota de teste de 1%, correspondente a 0,9% de CBS e 0,1% de IBS.

Embora 2026 seja o primeiro ano da transição e tenha caráter de teste para os novos tributos, o preenchimento dos documentos fiscais constitui obrigação acessória. Isso significa que as empresas não devem tratar a etapa como uma simulação opcional.

A Receita Federal esclarece que os contribuintes que emitirem os documentos e cumprirem as obrigações acessórias conforme as normas e notas técnicas vigentes poderão ficar dispensados do recolhimento da CBS e do IBS durante o ano de teste.

Quais documentos fiscais serão afetados

As orientações oficiais da Reforma Tributária relacionam diferentes documentos fiscais eletrônicos que deverão conter o destaque individualizado da CBS e do IBS, de acordo com os respectivos leiautes e notas técnicas.

Entre eles estão:

• Nota Fiscal Eletrônica — NF-e;
• Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica — NFC-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico — CT-e;
• Conhecimento de Transporte Eletrônico para Outros Serviços — CT-e OS;
• Nota Fiscal de Serviço Eletrônica — NFS-e;
• NFS-e de Exploração de Via;
• Nota Fiscal Fatura de Serviços de Comunicação Eletrônica — NFCom;
• Nota Fiscal de Energia Elétrica Eletrônica — NF3e;
• Bilhete de Passagem Eletrônico — BP-e;
• Bilhete de Passagem Eletrônico de Transporte Metropolitano — BP-e TM.

Cada documento possui regras próprias, estabelecidas em notas e documentos técnicos específicos. Por isso, a empresa deve verificar não apenas se seu sistema recebeu uma atualização geral, mas também se a versão utilizada atende ao documento fiscal efetivamente emitido em sua operação.

O que muda a partir de 3 de agosto

Até o encerramento do prazo de adequação, os sistemas autorizadores vêm permitindo a emissão de determinados documentos sem a aplicação integral das novas validações.

Com a entrada em vigor das regras em 3 de agosto, os campos relativos à CBS e ao IBS passarão a integrar as validações obrigatórias para os contribuintes e documentos abrangidos.

Na prática, uma nota fiscal poderá ser rejeitada quando:

• os campos obrigatórios não forem enviados;
• a estrutura do arquivo estiver incompatível com o novo leiaute;
• os códigos tributários estiverem incorretos;
• a base de cálculo e as alíquotas não atenderem às regras;
• houver inconsistência entre os campos da operação;
• a versão do sistema emissor estiver desatualizada.

A empresa precisa, portanto, verificar se o documento foi efetivamente autorizado. A simples geração de um arquivo pelo ERP não significa que a operação foi validada pelo ambiente autorizador.

Atualizar o ERP é apenas o primeiro passo

Instalar a nova versão do sistema não garante que a empresa esteja preparada.

A CBS e o IBS exigem novas informações sobre a natureza das operações, bases de cálculo, classificações tributárias, tratamentos diferenciados, reduções, créditos e demais elementos previstos no novo modelo.

Por isso, a adequação deve compreender pelo menos quatro frentes:

Tecnologia

O ERP, emissor fiscal, sistema de frente de caixa e demais aplicações integradas devem estar atualizadas para os leiautes vigentes.

Cadastros

Produtos, serviços, clientes, fornecedores, estabelecimentos e operações precisam apresentar informações consistentes.

Tributação

As regras fiscais devem ser parametrizadas considerando o tratamento aplicável a cada operação, e não apenas a alíquota geral de teste.

Processos

As equipes precisam saber como identificar rejeições, corrigir documentos e validar se as informações chegaram corretamente à escrituração.

Uma atualização instalada sem revisão dos cadastros e das regras tributárias pode apenas transferir informações incorretas para os novos campos.

Empresas devem confirmar a atualização com os fornecedores

As organizações que utilizam sistemas desenvolvidos por terceiros devem solicitar ao fornecedor uma confirmação objetiva sobre a versão disponibilizada.

É importante verificar:

• qual atualização contém os campos da CBS e do IBS;
• quais documentos fiscais estão contemplados;
• se a versão já está disponível em produção;
• se existem configurações adicionais a serem realizadas;
• se os cadastros precisam ser complementados;
• se houve testes no ambiente autorizador;
• quais rejeições já estão previstas pelo sistema;
• se as integrações com outros programas foram atualizadas.

A empresa também deve identificar eventuais customizações próprias. Alterações desenvolvidas internamente podem deixar de funcionar corretamente depois da atualização do leiaute padrão.

Teste deve abranger toda a operação

A homologação não deve se limitar à emissão de uma única nota de venda simples.

Empresas com operações diversas precisam testar cenários como:

• vendas internas e interestaduais;
• prestação de serviços;
• devoluções;
• remessas e retornos;
• bonificações;
• transferências entre estabelecimentos;
• importações;
• exportações;
• operações com redução ou tratamento diferenciado;
• cancelamentos;
• notas complementares;
• operações envolvendo consumidor final;
• documentos emitidos em contingência, quando aplicável.

O objetivo é confirmar que o sistema consegue não apenas gerar o documento, mas também receber a autorização, transmitir as informações corretas e integrar os dados aos módulos fiscal, financeiro e contábil.

O ano de teste não elimina a obrigação

A implementação da CBS e do IBS em 2026 foi estruturada para validar os novos sistemas, documentos e procedimentos antes das próximas etapas da transição.

Nesse período, a alíquota de teste corresponde a 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS.

A dispensa do recolhimento, entretanto, está vinculada ao cumprimento das obrigações acessórias previstas. Portanto, o fato de não haver desembolso efetivo em determinadas situações não autoriza a empresa a deixar os campos em branco ou ignorar as novas regras.

Além disso, informações incorretas durante o período de teste podem comprometer:

• a autorização dos documentos fiscais;
• a escrituração tributária;
• a conciliação contábil;
• os controles de créditos;
• os cruzamentos eletrônicos;
• a análise das operações;
• os ajustes necessários para os próximos anos da transição.

Simples Nacional exige análise específica

A comunicação oficial sobre o prazo de 3 de agosto refere-se às empresas submetidas ao regime regular da CBS e do IBS.

Por isso, a regra não deve ser aplicada automaticamente a todos os optantes pelo Simples Nacional sem análise do enquadramento, da operação realizada, do documento emitido e das normas específicas do regime.

Empresas do Simples também precisam acompanhar as mudanças nos leiautes e nos documentos fiscais, especialmente porque suas operações podem envolver destinatários sujeitos ao regime regular e informações relevantes para o aproveitamento de créditos.

A parametrização deve ser realizada de acordo com a situação concreta da empresa, evitando tanto a ausência de informações obrigatórias quanto o preenchimento indevido de campos.

Impactos vão além do departamento fiscal

A adaptação não deve ficar restrita à equipe responsável pela emissão das notas.

As novas informações podem afetar:

• formação de preços;
• contratos comerciais;
• compras e vendas;
• faturamento;
• contas a receber;
• contas a pagar;
• escrituração fiscal;
• contabilidade;
• apuração de créditos;
• conciliação tributária;
• relatórios gerenciais.

Uma parametrização equivocada na origem pode se repetir em milhares de documentos e gerar divergências em diferentes áreas.

Por esse motivo, empresas com grande volume de emissão devem criar mecanismos de conferência para identificar rapidamente erros recorrentes depois da entrada das novas validações.

Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, a mudança exige integração entre tecnologia, área fiscal, contabilidade e gestão.

“A empresa não estará preparada apenas porque o fornecedor informou que o sistema foi atualizado. É necessário testar as principais operações, revisar cadastros, conferir a tributação e verificar se os documentos estão sendo autorizados com as informações corretas da CBS e do IBS.”

O que a empresa deve fazer antes de 31 de julho

1. Confirmar com o fornecedor do sistema qual versão atende aos novos leiautes.
2. Instalar as atualizações em todos os ambientes utilizados.
3. Revisar os cadastros de produtos, serviços e operações.
4. Validar as regras fiscais aplicáveis à CBS e ao IBS.
5. Testar os principais tipos de documentos emitidos.
6. Conferir se os arquivos estão sendo autorizados.
7. Revisar as integrações entre ERP, faturamento e escrituração.
8. Treinar as equipes responsáveis pela emissão e correção das notas.
9. Definir um procedimento para tratamento de rejeições.
10. Acompanhar novas notas técnicas e comunicados oficiais.

Erro e possível consequência

Perguntas frequentes

Qual é o prazo para adaptar os sistemas?

O prazo divulgado pelo Comitê Gestor do IBS termina em 31 de julho de 2026. As novas validações passam a ser obrigatórias em 3 de agosto de 2026.

Quais empresas estão abrangidas?

A comunicação oficial refere-se aos contribuintes submetidos ao regime regular da CBS e do IBS. Situações envolvendo o Simples Nacional e regimes específicos devem ser analisadas conforme as normas aplicáveis.

Qual será a alíquota utilizada em 2026?

A alíquota de teste será de 1%, sendo 0,9% de CBS e 0,1% de IBS.

Haverá recolhimento efetivo em 2026?

Os contribuintes que cumprirem as obrigações acessórias conforme as regras vigentes poderão ficar dispensados do recolhimento da CBS e do IBS durante o ano de teste.

Basta atualizar o ERP?

Não. Também é necessário revisar cadastros, regras tributárias, integrações, cenários operacionais e procedimentos de conferência.

O que acontece se os campos não forem preenchidos?

Os documentos abrangidos pelas novas validações poderão ser rejeitados pelo ambiente autorizador, impedindo sua emissão regular até que as inconsistências sejam corrigidas.

Fontes consultadas

• Comitê Gestor do IBS - Prazo para adequação dos sistemas de emissão de notas fiscais encerra em 31 de julho de 2026.
• Comitê Gestor do IBS - Novo marco da Reforma Tributária inicia em 3 de agosto com preenchimento obrigatório dos campos relativos ao IBS e à CBS.
• Receita Federal - Orientações da Reforma Tributária para 2026.
• Portal Nacional da Nota Fiscal Eletrônica - notas técnicas de adequação dos documentos fiscais à CBS e ao IBS.
• Lei Complementar nº 214, de 16 de janeiro de 2025.