📉 Depreciação esquecida pode inflar o lucro e distorcer as contas da empresa

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Depreciação esquecida pode inflar o lucro e distorcer as contas da empresa

Máquinas, veículos, computadores e equipamentos ajudam a gerar receita, mas têm seus benefícios econômicos consumidos ao longo do tempo. Quando esse consumo não é reconhecido corretamente, o lucro, o patrimônio e os indicadores do negócio deixam de refletir sua realidade.

Por Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade

Uma empresa compra máquinas, veículos, computadores, móveis ou equipamentos e registra esses bens no ativo imobilizado. A operação continua, as receitas são reconhecidas e os demonstrativos apresentam lucro.

O problema aparece quando a contabilidade não reconhece adequadamente o consumo econômico desses ativos.

Sem o registro da depreciação, parte do custo necessário para gerar as receitas permanece fora do resultado. Com isso, a empresa pode apresentar lucro superior ao efetivamente apurado, ativos contabilizados por valores inadequados e indicadores de rentabilidade que não correspondem à realidade operacional.

A distorção pode passar despercebida por meses ou anos, especialmente em pequenas e médias empresas com controles patrimoniais incompletos, cadastros desatualizados ou bens registrados sem informação sobre vida útil, valor residual e data de disponibilidade para uso.

Depreciação não é apenas perda de valor de mercado

É comum associar a depreciação à desvalorização comercial de um bem. Embora os dois fenômenos possam ocorrer simultaneamente, não representam exatamente a mesma coisa.

De acordo com o CPC 27 - Ativo Imobilizado, a depreciação corresponde à alocação sistemática do valor depreciável de um ativo ao longo de sua vida útil.

Na prática, ela reconhece contabilmente o consumo esperado dos benefícios econômicos proporcionados pelo bem.

Uma máquina perde capacidade produtiva ao ser utilizada. Um computador pode tornar-se tecnologicamente obsoleto. Um veículo sofre desgaste ao longo das operações. Esses fatores são considerados na estimativa da vida útil e no método de depreciação adotado.

Isso não significa, contudo, que a depreciação contábil acompanhará exatamente o valor de mercado do ativo.

Um veículo, por exemplo, pode perder valor comercial mais rapidamente do que sua depreciação contábil. Da mesma forma, uma máquina pode sofrer dano ou obsolescência extraordinária e precisar passar por uma avaliação de recuperabilidade, além do reconhecimento normal da depreciação.

O custo do bem permanece registrado no ativo

Outro equívoco comum é afirmar que o valor original do bem é simplesmente reduzido todos os meses.

Normalmente, o custo de aquisição permanece registrado na conta do ativo imobilizado. A depreciação acumulada é registrada separadamente como uma conta redutora.

O que diminui ao longo do tempo é o valor contábil líquido do bem.

De forma simplificada:

Valor contábil líquido = custo do ativo − depreciação acumulada − eventuais perdas reconhecidas

Uma máquina adquirida por R$ 120 mil pode continuar registrada contabilmente pelo custo original de R$ 120 mil, enquanto a depreciação acumulada demonstra quanto desse valor já foi apropriado ao resultado ou aos custos de produção.

Como a falta de depreciação pode aumentar artificialmente o lucro

A depreciação pode ser reconhecida como despesa ou incorporada ao custo de produtos, estoques e serviços, dependendo da finalidade do ativo.

Um computador utilizado pelo setor administrativo tende a gerar despesa administrativa de depreciação. Uma máquina utilizada na fabricação de produtos normalmente terá sua depreciação incorporada aos custos de produção. Um veículo empregado em entregas poderá integrar custos ou despesas operacionais, conforme a atividade desempenhada.

Em todos esses casos, a ausência do registro faz com que o resultado ignore uma parcela do consumo dos recursos utilizados pela empresa.

Imagine uma empresa que deveria reconhecer R$ 18 mil de depreciação ao longo do ano, mas não realiza o lançamento.

Desconsiderados outros efeitos, o lucro contábil anual poderá ficar R$ 18 mil acima do valor que seria apurado com o reconhecimento adequado.

A distorção também alcança:

• margem de lucro;
• rentabilidade dos produtos e serviços;
• valor contábil dos ativos;
• indicadores patrimoniais;
• distribuição de resultados;
• avaliação de desempenho;
• planejamento de investimentos;
• análises de crédito e financiamento.

Um lucro superestimado pode levar os sócios a retirar recursos que deveriam permanecer na empresa para sustentar sua operação e seus investimentos.

Como calcular a depreciação

Um dos métodos mais utilizados é o método linear, no qual o valor depreciável é distribuído de forma uniforme durante a vida útil estimada do ativo.

A fórmula básica é:

Depreciação anual pelo método linear = (custo do ativo − valor residual) ÷ vida útil estimada

Considere o seguinte exemplo:

• custo de aquisição da máquina: R$ 120 mil;
• valor residual estimado: R$ 12 mil;
• vida útil estimada: seis anos.

Primeiro, calcula-se o valor depreciável:

R$ 120 mil − R$ 12 mil = R$ 108 mil

Depois, calcula-se a depreciação anual:

R$ 108 mil ÷ 6 anos = R$ 18 mil por ano

A depreciação mensal será:

R$ 18 mil ÷ 12 meses = R$ 1,5 mil por mês

Nesse exemplo, a empresa reconhecerá R$ 1,5 mil por mês, desde que o método linear represente adequadamente o padrão de consumo dos benefícios econômicos da máquina.

O método linear não é o único permitido. Dependendo das características do ativo, a empresa pode utilizar outro método que reflita melhor seu padrão de utilização, como unidades produzidas ou saldos decrescentes.

O que é valor residual

O valor residual é o montante estimado que a empresa espera obter com a venda ou destinação do ativo ao final de sua vida útil, descontados os custos estimados para essa alienação.

Esse valor deve ser considerado para determinar a base depreciável.

Se um equipamento custa R$ 120 mil e a empresa estima que poderá vendê-lo por R$ 12 mil ao final de sua utilização, o valor depreciável será de R$ 108 mil, e não de R$ 120 mil.

Ignorar o valor residual pode fazer com que a empresa reconheça depreciação acima do valor que deveria ser apropriado.

Quando a depreciação deve começar

A depreciação não começa necessariamente na data da compra, do pagamento ou da emissão da nota fiscal.

O reconhecimento começa quando o ativo está disponível para uso, ou seja, quando se encontra no local e nas condições necessárias para funcionar conforme o planejado pela administração.

Essa diferença é relevante em situações como:

• máquinas que ainda dependem de instalação;
• equipamentos importados em processo de desembaraço;
• estruturas que ainda estão em construção;
• bens aguardando licenças ou autorizações;
• computadores comprados, mas ainda não preparados para utilização;
• equipamentos que precisam passar por testes antes de entrar em operação.

Uma máquina comprada em janeiro, mas instalada e disponível para uso somente em março, em regra, começará a ser depreciada quando estiver efetivamente pronta para operar.

A taxa fiscal nem sempre representa a vida útil contábil

Um dos erros mais recorrentes é utilizar automaticamente as taxas fiscais como se fossem obrigatoriamente a vida útil contábil dos ativos.

As taxas fiscais possuem finalidade tributária. A contabilidade, por sua vez, deve refletir a vida útil econômica estimada e o padrão de consumo dos benefícios do bem.

A vida útil pode variar conforme:

• intensidade de utilização;
• número de turnos de operação;
• frequência de manutenção;
• ambiente onde o bem é utilizado;
• desgaste físico;
• obsolescência tecnológica;
• limitações contratuais;
• política de substituição da empresa;
• capacidade produtiva esperada.

Dois computadores idênticos podem ter vidas úteis econômicas diferentes. Um deles pode ser utilizado de forma intensa em atividades técnicas, enquanto outro é empregado esporadicamente em tarefas administrativas.

Da mesma forma, uma máquina que funciona em três turnos diários tende a consumir seus benefícios mais rapidamente do que um equipamento utilizado apenas algumas horas por semana.

A legislação societária e as normas contábeis determinam que a vida útil, o valor residual e o método de depreciação sejam revisados periodicamente.

Bens parados podem continuar sendo depreciados

O fato de um equipamento ficar temporariamente ocioso não interrompe automaticamente sua depreciação.

Depois que o ativo está disponível para uso, a depreciação normalmente continua, ainda que o bem permaneça parado por determinado período, observadas as características do método adotado e as circunstâncias específicas.

Uma máquina que deixou temporariamente de operar por redução de demanda, por exemplo, pode continuar tendo seus benefícios econômicos consumidos pelo tempo, pela obsolescência ou pela deterioração.

A paralisação temporária, portanto, não deve ser tratada automaticamente como motivo para suspender os registros contábeis.

Bem totalmente depreciado não deve ser baixado automaticamente

Um ativo pode atingir seu valor residual ou ficar totalmente depreciado contabilmente e ainda continuar sendo utilizado pela empresa.

Nesse caso, o bem pode permanecer registrado no ativo imobilizado pelo custo original e pela respectiva depreciação acumulada até sua efetiva venda, descarte, perda ou baixa.

Retirá-lo automaticamente da contabilidade apenas porque está totalmente depreciado provoca perda de controle patrimonial.

Por outro lado, a empresa também não deve continuar reconhecendo depreciação depois que o valor contábil do bem atingir o valor residual estimado.

A permanência de muitos ativos totalmente depreciados ainda em uso pode indicar que as estimativas de vida útil precisam ser revisadas nos próximos ciclos de aquisição.

Partes relevantes de um equipamento podem ter vidas úteis diferentes

Alguns ativos são formados por componentes significativos que possuem vidas úteis distintas.

Uma máquina industrial pode conter:

• estrutura principal;
• motor;
• sistema eletrônico;
• ferramentas específicas;
• componentes sujeitos a substituições periódicas.

Quando uma parte representa valor relevante em relação ao custo total e possui vida útil diferente, pode ser necessário depreciá-la separadamente.

Essa prática evita que todos os componentes sejam tratados como se tivessem o mesmo período de utilização e o mesmo padrão de desgaste.

Terrenos e edificações devem ser separados

Mesmo quando adquiridos conjuntamente, terreno e edificação devem ser contabilizados separadamente.

Em regra, o terreno possui vida útil indefinida e não é depreciado. A construção, por sua vez, possui vida útil limitada e está sujeita à depreciação.

Se a empresa registra terreno e prédio em uma única conta, sem separar seus valores, pode calcular a depreciação de forma incorreta.

Uma avaliação adequada é especialmente importante em imóveis antigos, aquisições sem detalhamento contratual e operações nas quais grande parte do valor está relacionada à localização do terreno.

Depreciação não representa saída mensal de caixa

O reconhecimento da depreciação reduz o resultado contábil, mas não representa um pagamento realizado naquele mês.

O desembolso normalmente ocorreu quando o ativo foi adquirido. A depreciação distribui contabilmente o valor depreciável durante o período em que o bem contribui para as atividades da empresa.

Por isso, lucro e caixa não são conceitos equivalentes.

Uma empresa pode ter despesa de depreciação sem saída de caixa no período. Também pode apresentar lucro e, ao mesmo tempo, enfrentar dificuldades financeiras por falta de liquidez.

Registrar depreciação não cria dinheiro para substituir o bem

A depreciação também não forma automaticamente um fundo para a compra de novos equipamentos.

O registro contábil:

• reconhece o consumo do ativo;
• reduz o resultado contábil;
• melhora a mensuração dos custos;
• torna as demonstrações mais realistas;
• não separa dinheiro;
• não garante recursos para reposição.

A substituição futura de máquinas, veículos e computadores exige planejamento financeiro, geração de caixa e definição de uma política de investimentos.

A contabilidade mostra que o ativo está sendo consumido, mas a empresa precisa transformar essa informação em planejamento.

Erros que distorcem o controle do ativo imobilizado

O impacto sobre decisões empresariais

A depreciação não deve ser tratada apenas como um lançamento realizado para fechar o balanço.

Ela interfere na leitura econômica da empresa.

Sem essa informação, o empresário pode acreditar que determinada operação é mais rentável do que realmente é, definir preços sem considerar o consumo dos equipamentos, distribuir resultados com base em números superestimados e adiar investimentos necessários para manter a capacidade produtiva.

A falta de controle também prejudica processos como:

• elaboração de balanços;
• obtenção de crédito;
• avaliação de garantias;
• cálculo do custo dos serviços;
• formação de preços;
• análise de rentabilidade;
• planejamento da renovação de ativos;
• venda ou baixa de equipamentos;
• processos de auditoria e diligência;
• avaliação econômica da empresa.

Segundo Cleiton Celini e Gledson Alves, sócios e contadores da AUDICONT Contabilidade, empresas que não mantêm um controle atualizado do ativo imobilizado podem tomar decisões com base em um lucro que não considera integralmente os recursos consumidos na operação.

O controle adequado exige mais do que uma planilha com a data de compra e o valor da nota fiscal. É necessário identificar onde o bem está, se permanece em uso, quando ficou disponível para operação, qual sua vida útil estimada, seu valor residual, o método de depreciação adotado e se existem sinais de dano, obsolescência ou perda de capacidade econômica.

Quando esses dados são revisados periodicamente e conciliados com a contabilidade, as demonstrações tornam-se mais confiáveis e úteis para a gestão.

FAQ

1. Toda empresa precisa registrar depreciação?

As empresas que elaboram demonstrações contábeis de acordo com as normas brasileiras devem reconhecer a depreciação dos ativos depreciáveis. A forma de reconhecimento depende das características do bem, de sua utilização e das normas aplicáveis à entidade.

2. A depreciação começa na data da compra?

Não necessariamente. Ela começa quando o ativo está disponível para uso, isto é, quando está no local e nas condições necessárias para operar conforme pretendido pela administração.

3. A empresa deve usar obrigatoriamente as taxas fiscais de depreciação?

Não. As taxas fiscais são relevantes para a apuração tributária, mas não substituem automaticamente a estimativa contábil da vida útil econômica. A contabilidade deve considerar as condições reais de utilização do ativo.

4. Um equipamento parado deixa de ser depreciado?

Não necessariamente. A depreciação normalmente continua durante períodos de ociosidade temporária, desde que o ativo permaneça disponível para uso, observadas as características do método adotado.

5. Um bem totalmente depreciado precisa ser retirado da contabilidade?

Não. Se continuar em uso e sob controle da empresa, pode permanecer registrado pelo custo e pela depreciação acumulada até sua venda, descarte ou baixa efetiva.

6. Registrar depreciação garante dinheiro para comprar outro equipamento?

Não. A depreciação é um reconhecimento contábil e não uma reserva de caixa. A substituição de ativos depende de planejamento financeiro e geração de recursos.

Fontes consultadas

• Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC 27: Ativo Imobilizado.
• Conselho Federal de Contabilidade - NBC TG 27: Ativo Imobilizado.
• Comitê de Pronunciamentos Contábeis - CPC 01: Redução ao Valor Recuperável de Ativos.
• Lei nº 6.404, de 15 de dezembro de 1976, especialmente as disposições aplicáveis à avaliação do ativo imobilizado.